Continuous Improvement ist der Weg zur Digitalisierung

Projekte sind tot! Ja, das ist eine provokative Aussage, aber ich persönlich bin überzeugt, dass im Zuge der Digitalisierung Projekte – wie wir sie kennen -aussterben werden. Für mich sind Projekte und das damit verbundene Setup der Grund für viel Ineffizienz und Unmut. Ich gehe sogar soweit und sage: „Projects are the root of all evil!“ Und ich will euch erklären, warum ich so denke und warum ich Continuous Improvement für den vielversprechendsten Weg halte.

Anatomie eines Projektes

Schauen wir uns einmal an, wie digitale Projekte in Unternehmen so grundsätzlich aufgezogen werden. Es beginnt mit einer Idee (im schlimmsten Fall mit einem Bauchgefühl). Jemand hat eine Idee, was man so machen könnte. Dann geht es darum die entsprechenden Entscheidungsträger von der Grossartigkeit der Idee zu überzeugen, damit man an ihre Schatullen kommt. Denn ohne die entsprechenden Ressourcen geht gar nichts. Dies wird dann offensichtlich, wenn man anschliessend den projektadministrativen Spiessrutenlauf beginnen muss. Stehen dann aber (nach Monaten) einmal alle Ampeln auf Grün, bekommt man noch eine Handvoll Auflagen, Scope-Kürzungen und andere Restriktionen aufgebrummt. Und dann setzt jemand die magische Deadline, an der das Versprochene im Rahmen der Auflagen (Budget, Ressourcen, Zeit) fertig sein muss. Und alle rennen los…

Dieses etwas überspitze Bild trifft aber im Grossen und Ganzen genau das, was ich in in den letzten Jahren in einigen kleinen und grossen Unternehmen als Realität vorgefunden habe und meiner Meinung nach zu den folgenden negativen Phänomenen führt.

Projektsilos

In dem Moment, in dem man „sein“ Projekt in trockenen Tüchern hat, also Geld und Ressourcen dafür erhalten hat, gibt es nur noch eins: Kopf runter und durch. Keiner schaut noch nach links oder rechts. Die Projektteams sind auf Monate oder Jahre in ihrem Projekt „gefangen“. Und dieses Szenario wiederholt sich an vielen Ecken des Unternehmens. Das führt zu regelrechten Projektsilos. Und Silos – das wissen wir – sind gefährlich, weil sie eine Kultur von Komfortzonen, „Non-Involvement“ und Übergaben fördern. Die Organisation zieht nicht an einem Strang.

Formalismus

Um diese Silos an allen Ecken des Unternehmens in den Griff zu bekommen, haben Projektorganisationen Prozesse und Rollen geschaffen, die die Welt nicht braucht. Zumindest nicht in dem Ausmass. Es gibt Projectbasket-Koordinatoren, Projektportfolio Manager, Projekt-Steuerungsausschüsse und weitere administrative Rollen, die in ihrer Anzahl und „Wichtigkeit“ meist in keinem Verhältnis zu den projektausführenden Rollen stehen. Um diesen „Overhead“ zu festigen, hat man ein Dickicht aus aufwändigen Projektbewilligungs-  und Steuerunsprozessen geschaffen. Um in einem Grossunternehmen ein Projekt über 500’000 CHF aufzugleisen, braucht es zuweilen bis zu einem Jahr administrative Vorlaufzeit. Das ist zum einen eine grossartige Geldverschwendung und ein unfassbarer „Klotz am Bein“, der jede Organisation ausbremst. Im Zusammenhang mit der Digitalisierung kann das einen Genickbruch bedeuten. Vom „Time to Market“-Nachteil gegenüber agilen, disruptiven Unternehmen ganz zu schweigen.

Horizontverlust

In laufenden Projekten gilt nur noch eine Devise: „On scope, on time, on budget“. Der Fokus richtet sich nur noch auf die dringlichsten Probleme. Das grosse Ganze verschwimmt immer mehr. Man ist im Micro, nicht mehr im Macro und hat durch die immer näher kommende Deadline keine Zeit (und keinen Mut) inne zu halten und sich das grosse Ganze wieder einmal vor Augen zu führen. Während eines Projektes verändert sich die Welt „draussen“. Die Rahmenbedingungen sind nicht mehr dieselben wie zu Beginn des Projektes. In den Unternehmen, in denen ich tätig war, wurden Projekte ein Jahr konzipiert, zwei Jahre umgesetzt und waren beim Live-Going nicht mehr up to date. Auch ein Scrum Setup hat da nicht geholfen, weil man es als formalistisches Instrument innerhalb eines Projektkorsetts angewandt hat.

Fire and Forget

Und dann kommt das dicke Ende! Es ist geschafft. Das Projekt ist durch. Das Projektteam wird in vielen Fällen aufgelöst oder reduziert. Der Fokus gilt nun neuen Vorhaben und Ideen. Einige Projekte haben das Glück, Folgeprojekte oder weitere Projektphasen nach sich zu ziehen. Doch in den meisten Fällen überlässt man das Kind seinem Schicksal. Eine nachhaltige und kontinuierliche Weiterentwicklung des Angebots ist kein Thema.

Sehr offensichtlich wird diese „Fire & Forget“ Problematik in der Zusammenarbeit mit Agenturen. Agenturen verkaufen den Unternehmen Projekte mit einem klaren Scope-, Zeit- und Kostenrahmen. Das ist für beide Seiten kurzfristig der Weg des geringsten Widerstandes. Ist das Projekte zu Ende kümmert sich aber keiner, weder auf Agenturseite noch auf Unternehmensseite, um die langfristige Weiterentwicklung. Denn nach langen Projekten ist auf beiden Seiten die Luft raus und die Motivation eine weiteres Grossprojekt anzuhängen äusserst gering.

Continuous Improvement: Schritt für Schritt weiterentwickeln

In den letzten Jahren bin ich immer stärker zu der Überzeugung gelangt, dass man digitale Vorhaben nur in einem kontinuierlichen Entwicklungs- und Optimierungssetup erfolgreich durchführen kann. Die Digitalisierung ist zu komplex und geprägt von sehr schnellen und tiefgreifenden Veränderungen. Starre Projektorganisationen sind in einem solchen Umfeld verloren. Wenn Unternehmen die Digitalisierung anpacken, müssen sie eine ganzheitliche Sicht entwickeln und die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Streams erfassen. Sie müssen in einen Modus kommen, in dem sie einerseits neue Features und digitale Angebote entwickeln, diese aber ständig optimieren und dabei Stream-übergreifend lernen. Diese Vorgehen nennt man Continuous Improvement. Wie der Name sagt, ist es ein Prozess, in dem man kontinuierlich besser wird und wächst.

Stick to the vision, adapt the plan

Alles beginnt mit einer Vision und einer Zieldefinition. Die gesamte Organisation muss wissen und verstehen, wohin die Reise gehen soll. Sie muss sich aber genauso bewusst werden, wo sie aktuell steht und wo die Schwachstellen und die Optimierungspotentiale in der digitalen Journey sind. Eine Standortbestimmung zu machen, ist eine wichtige Grundvoraussetzung.

Da sich das Ziel im Laufe eines Digitalisierungsprozesses ändert, ist es umso wichtiger Meilensteine zu definieren, um in regelmässigen Abständen die ganzheitliche Perspektive einnehmen zu können. Der Weg zum Ziel ist am Anfang noch nicht klar. Man wird – gestützt auf erste Kunden Insights und Business-Ziele – einen oder mehrere MVPs starten. Wichtig ist es dann, sehr schnell in einen Optimierungszyklus zu kommen.

Lernen, definieren, umsetzen und messen

Ein Optimierungsloop startet immer mit der Auswertung von Nutzer-Insights und Daten. Aus diesem Wissen heraus werden Optimierungshypothesen entwickelt. Diese Hypothesen müssen zwangsläufig mit Erfolgskriterien formuliert werden, um später eine fundierte Aussage über Erfolg oder Misserfolg machen zu können. Denn die Essenz von Optimieren ist das Messen bzw. Validieren dieser KPIs. Aus jedem Optimierungsloop resultieren umgesetzte Features und Wissen, das vielleicht allerwichtigste Asset einer Organisation. Denn dieses Wissen fliesst als Insight wieder in den nächsten Optimierungsloop und hilft neue Hypothesen zu formulieren oder bestehende zu priorisieren.

Wissen verfügbar machen

Idealerweise existieren in einem Unternehmen ein übergreifender Wissenspool (Insight Backlog), welches das Hypothesen Backlog füttert, welches seinerseits das Feature Backlog füttert. So stellt man sicher, dass das ganze Wissen in der Organisation verfügbar ist und dass alles, was umgesetzt wird, zusammenhängt und auf validierten Fakten beruht.

Businessrelevant und ohne Ende

Eines darf man aber nicht vergessen: Bei allem Optimieren muss der ROI stets in Betracht gezogen werden. Denn es macht keinen Sinn das umzusetzen, was sich nicht rechnet. Optimieren heisst auf Wissen  gestützt und businessrelevant wachsen.

Ein Optimierungsprogramm hat kein Ende. Und das ist gut so. Denn eine Organisation, die zu Ende optimiert hat, ist bankrott. In eine Continuous-Improvement-Setup kann ein Unternehmen Schritt für Schritt – ganzheitlich und lernend – wachsen. Denn die Digitalisierung ist keine Revolution, sondern eine Evolution!

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